Não é fácil organizar um evento, principalmente quando haverá a presença de participantes internacionais. Por isso, saber dimensionar corretamente o evento para contratar o tipo certo de equipamento pode fazer uma grande diferença nos custos com interpretação.
Eventos de maior porte invariavelmente exigem a instalação de uma cabine acústica (se o evento for trilíngue, será necessário instalar duas cabines). Neste caso, o que poderá reduzir os custos é saber quantos receptores deverão ser contratados. Dependendo do público, poucos receptores serão necessários. Já houve eventos com mais de 500 participantes em que apenas seis usaram os receptores. Obviamente, foram casos extremos, mas que ilustram bem a importância de fazer um planejamento com a empresa de interpretação para quantificar corretamente o equipamento e evitar gastos desnecessários.
Alguns eventos menores podem ser realizados com equipamento portátil, sem cabine, o que também pode reduzir os custos com equipamentos. E a interpretação remota também pode viabilizar muitos casos.
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