Organizar um evento não é uma tarefa simples, e quando envolve tradução simultânea, o desafio é ainda maior. Mas, com planejamento adequado, é possível garantir uma ótima experiência para todos, dos intérpretes aos palestrantes. Neste artigo, vamos abordar cinco erros comuns na organização de eventos com tradução simultânea e oferecer dicas práticas para evitá-los.
Erro 1: Não compartilhar informações básicas do evento
Alguns organizadores deixam de fornecer a agenda do evento, materiais para preparação e até mesmo o tema do evento. Isso deixa os intérpretes despreparados e pode comprometer seriamente a qualidade do seu evento.
Como evitá-lo: Ainda que não tenha todas as informações ou a versão finalizada da agenda, compartilhe o máximo que puder com os intérpretes com antecedência.
Erro 2: Deixar a contratação para a última hora
Certos períodos do ano são mais concorridos para eventos, o que dificulta encontrar intérpretes e equipamentos disponíveis.
Como evitá-lo: Inclua o serviço de tradução simultânea no planejamento o mais breve possível. Assim, você garantirá os melhores profissionais para que seu evento ocorra sem contratempos do início ao fim.
Erro 3: Não definir claramente como será o evento
Falta de clareza sobre o formato do evento, os idiomas e quem será o público certamente levará a problemas na escolha dos intérpretes e no planejamento técnico.
Como evitá-lo: Defina desde o início o formato do evento (palestra, painel, mesa redonda etc.), os idiomas necessários e o perfil do público. Isso permitirá contratar intérpretes com a especialização adequada e dimensionar corretamente os recursos.
Erro 4: Querer esconder os intérpretes
Alguns organizadores priorizam a estética do local em detrimento da funcionalidade, e com isso acabam pedindo para instalar a cabine de tradução em um local externo ou oculto.
Como evitá-lo: Sabendo que os intérpretes precisam ter visão total do palco para trabalhar, veja a possibilidade de ajustar o layout da sala ou até mesmo realizar o evento em um lugar diferente que possa acomodar a cabine adequadamente. E lembre-se, a presença da cabine é reconfortante para quem precisará da tradução.
Erro 5: Não ter um canal de comunicação aberto
Mesmo com muito planejamento, podem ocorrer imprevistos no evento. Por exemplo, os intérpretes talvez tenham dificuldades de acessar o local ou a agenda teve de ser alterada de última hora.
Como evitá-lo: É importante definir uma pessoa responsável da organização e uma da tradução que possam ficar de prontidão para atender rapidamente a qualquer questão inesperada que surja. Criar um grupo no WhatsApp pode ser uma boa solução!
Conclusão
Evitar esses cinco erros é essencial para garantir que o seu evento com tradução simultânea seja um sucesso. Lembre-se de que o planejamento é o segredo. Ao trabalhar com profissionais experientes e garantir que todos os aspectos técnicos estejam em ordem, você proporcionará uma experiência muito mais profissional e envolvente para o seu público.